Nieuwe mogelijkheden voor digitale instructies
09 oktober 2023
De nieuwe machineverordening biedt mogelijkheden om digitale gebruiksinstructies te leveren
In een tijd waarin digitale transformatie de norm is geworden, staan bedrijven voor de uitdaging om de overstap te maken van gedrukte handleidingen naar online instructies. De voordelen van digitale handleidingen zijn evident: ze zijn milieuvriendelijk, kostenefficiënt en bevorderen de gebruiksvriendelijkheid. Echter, achter deze schijnbaar eenvoudige overgang schuilt een complexe juridische kwestie. Europese wetgeving verspreidt de vereisten voor het publicatieformaat over verschillende bronnen, wat tot verwarring leidt. Hoe zit het met de nieuwe machineverordening en de implicaties voor gebruiksaanwijzingen? Wat zeggen normen hierover en in hoeverre kunnen augmented reality-oplossingen papieren handleidingen vervangen? In dit blog duiken we dieper in het versnipperde landschap van digitale instructies en gaan we dieper in op de juridische en praktische aspecten.
Het versnipperde landschap van digitale instructies
‘Kun je je handleiding alleen online publiceren?’
In de wereld van gebruiksaanwijzingen is dit waarschijnlijk de meest gestelde vraag die we de afgelopen vijftien jaar hebben gehoord. Zonder twijfel komt dit doordat bedrijven zien dat online handleidingen veel voordelen hebben ten opzichte van hun gedrukte tegenhangers. Sinds de opkomst van digitale media is de papieren handleiding steeds meer een obstakel geworden voor iedereen die gebruiksvriendelijkheid, het milieu of kostenbesparing serieus neemt.
Als we bovenstaande vraag vanuit juridisch oogpunt benaderen, verandert een ogenschijnlijk eenvoudige vraag in een oogwenk in een complexe vraag. Dit komt doordat de vereisten voor het publicatieformaat (medium) onduidelijk en versnipperd zijn over verschillende bronnen van Europese wetgeving.
De eisen met betrekking tot het medium werden in het verleden nooit genoemd in de richtlijnen en -verordeningen vallend onder CE markering, maar her en der is er wat over te vinden in de Blue Guide, de specifieke “guides” die vaak richtlijnen en verordeningen vergezellen, of in normen.
De eerste significante verschuiving richting digitaal deed zich voor bij medische apparatuur. Zijn met de nieuwe verordening voor machineproducten nu ook machines aan de beurt en biedt dit kansen?
Digitale gebruiksaanwijzingen volgens de machinerichtlijn
Als we kijken naar de huidige machinerichtlijn 2006/42/EC vinden we daarin geen eisen aan het medium voor gebruiksaanwijzingen. Over ander zaken, zoals de verplichting om de gebruiksaanwijzingen te vertalen, is de richtlijn wel duidelijk?
Voor vrijwel iedere Europese richtlijn wordt ook een guidance document ontwikkeld. Voor de machinerichtlijn is dit de Guide to application of the machinery directive 2006/42/EC. Deze gids legt de concepten en vereisten van de machinerichtlijn uit om een uniforme interpretatie en toepassing te waarborgen.
Deze gids vermeldt in §255 dat het algemeen wordt aanvaard dat alle instructies met betrekking tot gezondheid en veiligheid op papier moeten worden verstrekt. Dat zou dus betekenen dat dus niet alles geprint hoeft te worden. Alles wat niet betrekking heeft op gezondheid en veiligheid zou dus een digitale vorm mogen krijgen.
Kunnen normen ons wellicht nog verdere informatie geven? Door normen toe te passen kan je aantonen dat je aan de eisen uit een richtlijn voldoet. Een norm is geen harde verplichting, maar als een norm wordt toegepast creëer je het zogenaamde vermoeden van overeenstemming met de relevante richtlijnen. De machinerichtlijn zegt dat de gebruiksaanwijzing duidelijk voor de beoogde gebruiker moet zijn. Maar hoe maak je een duidelijke gebruiksaanwijzing? Door normen toe te passen!
De norm EN IEC/IEEE 82079 geeft richtlijnen aan de inhoud, structuur, kwaliteit, het proces, de media en het formaat van gebruiksinformatie. Hij geldt niet alleen voor een specifiek product of een specifieke sector, maar omvat ook sectoroverstijgende richtlijnen voor bijna alle industrietakken, van speelgoed tot medische apparaten en van elektrische apparatuur tot machines.
De 82079 norm vermeldt dat het formaat van de gebruiksaanwijzing gebaseerd moet zijn op de behoeften van het doelpubliek. Dit kan worden geïnterpreteerd als dat digitale formaten die zijn toegestaan als de toepassing of het gebruik van een product daar echt om vraagt. In het geval van weinig licht, bijvoorbeeld in een laboratorium, moet de tekst in de gebruiksaanwijzing oplichten. Een elektronisch medium is dan een logische keuze. Een ander voorbeeld is het gebruik van papier in kassen of cleanrooms, waar het respectievelijk nat kan worden of deeltjes kan verspreiden.
Ter aanvulling op de 82079 norm, om aan de eisen aan gebruiksaanwijzingen zoals bepaald in de machinerichtlijn te voldoen, is de EN ISO 20607 ontwikkeld. Deze norm specificeert eisen voor de machinefabrikant voor het opstellen van de veiligheidsrelevante onderdelen van een gebruiksaanwijzing voor machines.
Deze norm zegt dat instructiehandboek moet worden geleverd in de vorm(en) zoals overeengekomen met de klant, waarbij de fabrikant op de hoogte moet zijn van de toepasselijke wettelijke eisen van het land waarin de machine voor het eerst op de markt wordt gebracht en/of in gebruik wordt genomen.
De meeste landen verplichten dat of de gehele gebruiksaanwijzing wordt geprint, of op zijn minst de veiligheidsinformatie. Bij machines behoren de installatie, onderhoudsvoorschriften, spare part list et cetera vaak ook tot veiligheidsinformatie, waardoor de besparingen meestal minimaal zijn.
De nieuwe machineverordening en de implicaties voor de gebruikershandleiding
Verandert dit als de nieuwe machineverordening in werking treedt?
De nieuwe verordening inzake machineproducten is op 18.04.2023 aangenomen in het Europese Parlement en zal naar verwachting de huidige machinerichtlijn volledig vervangen vanaf eind 2026 / begin 2027.
Wat in de nieuwe verordening op het gebied van gebruiksaanwijzingen met name opvalt, is het stuk over de publicatievorm. Sectie 1.7.4 zegt het volgende:
Betekent dit dat het wanneer de verordening in werking treedt het acceptabel is om de gebruiksaanwijzing digitaal aan te leveren?
De centrale rol van de risicobeoordeling
Net zoals in de huidige machinerichtlijn, beschrijft de nieuwe machineverordening in Annex III dat de fabrikant (of diens gemachtigde) er te allen tijde ervoor moet zorgen dat een risicobeoordeling wordt uitgevoerd om de gezondheids- en veiligheidseisen die van toepassing zijn op de machine te bepalen. Simpelweg betekent dit dat je in je risicobeoordeling moet beoordelen of een digitale gebruiksaanwijzing voor risico’s zorgt en, zo ja, of deze gemitigeerd moeten worden door middel van het verstrekken van een papieren handleiding.
Ondanks dat het uitvoeren van een risicobeoordeling een gestructureerd en gestandaardiseerd proces is, blijft het vaak een subjectieve exercitie. Of een digitale gebruiksaanwijzing de papieren (deels) kan vervangen, zal uiteindelijk door degene die risicobeoordeling uitvoert of de eindverantwoordelijke binnen een organisatie beoordeelt moeten worden.
Kan en mag augmented reality de papieren handleiding nu vervangen?
Digitale alternatieven voor de papieren handleiding zijn er voldoende, denk aan video, HTML-versies (online help) of natuurlijk instructies via augmented reality (AR). Met AR kunnen gebruikers digitale content over de echte wereld heen zien, wat zorgt voor een meer intuïtieve en intensere ervaring. Instructies kunnen in context worden gepresenteerd, waardoor gebruikers de stappen gemakkelijker kunnen begrijpen en volgen.
De huidige situatie met producten zoals commerciële machines, voertuigen en andere complexe producten die onderhoud nodig hebben, is dat ze een getrainde technicus nodig hebben. Met name voor producten die geïnstalleerd of onderhouden moet worden zijn wij mogelijkheden voor het toepassen van AR die ook nog eens veiliger kunnen zijn dan het papieren alternatief.
AR of mixed reality kunnen in dit soort gevallen een betere oplossing zijn. In plaats van een krat met een machine te versturen en daarna een technicus in te vliegen, zou je in plaats van de technicus een mixed reality-headset kunnen sturen of een augmented reality-app. Op deze manier kan het personeel van de klant ondersteund worden bij het installeren, trainen en oplossen van problemen, allemaal zonder dat een technicus het hoofdkantoor hoeft te verlaten.
De content voor deze gebruiksinstructies moet natuurlijk nog steeds ontwikkeld worden. Total Reality en INSTRKTIV kunnen u hierin ondersteunen. Wilt u meer weten over de inzet van augmented reality bij handleidingen? Kijk dan op onze pagina over AR handleidingen.
Ferry Vermeulen is directeur bij INSTRKTIV BV en docent bij de NEN. Het is Ferry’s missie om met INSTRKTIV digitale gebruikersinstructies te maken voor alle producten ter wereld, waarbij wettelijke eisen in acht worden genomen.